Le nuove norme ISO 9001:2015 e 14001:2015 – Strumenti moderni per aziende moderne

24 ottobre 2016 by

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Nel mese di settembre 2015, l’ISO (International Organization for Standardization) ha emesso, dopo un lungo e travagliato processo di revisione, le nuove versioni di due delle norme più importanti riguardanti i sistemi di gestione aziendale: la norma ISO 9001 sui sistemi di gestione per la qualità e la ISO 14001 sui sistemi di gestione ambientale.

 

In Italia le norme sono state recepite il 15 e 22 settembre 2015 con le sigle UNI EN ISO 14001:2015 e UNI EN ISO 9001:2015.

 

Entrambe le norme sono state riviste per fornire alle aziende degli strumenti per costruire un’organizzazione aziendale al passo con i tempi in un mondo sempre in evoluzione.

 

Cerchiamo di analizzare quali sono le principali novità introdotte e come le aziende si possono muovere per adeguare i loro “vecchi” sistemi di gestione.

 

1. High Level Structure

Per facilitare l’integrazione fra i diversi standard, si è stabilito che tutte le norme sui sistemi di gestione siano conformate su 10 punti comuni. Questa struttura “Annex SL” o “High Level Structure” stabilisce quindi che indice, numerazione dei requisiti e successione logica degli argomenti siano gli stessi per tutti i sistemi di gestione.

 

2. Informazione Documentata

L’introduzione delle nuove norme ha cambiato radicalmente il concetto di gestione di documenti e registrazioni del sistema di gestione, infatti ora si parla di “informazione documentata” riferendosi appunto a qualsiasi tipo di documentazione (procedure, istruzioni operative, modulistica e registrazioni).

Con questo nuovo requisito si sottolinea come non ci sia più una visione prescrittiva sulla tenuta dei documenti ma un’assoluta autonomia da parte della singola azienda che decide autonomamente la tipologia, il supporto degli stessi e soprattutto quali informazioni documentate siano necessarie al funzionamento del proprio sistema di gestione ed alla dimostrazione dell’efficacia di quanto pianificato.

 

3. Analisi del contesto e Parti Interessate

In entrambe le norme è stato inserito il requisito dell’analisi del Contesto (§ 4.1). Le aziende sono quindi obbligate a individuare e comprendere il proprio contesto, inteso come fattori interni ed esterni che hanno influenza sugli obiettivi aziendali e sulla capacità aziendale di ottenere questi risultati strategici.

 

Ad esempio il Contesto Esterno può essere rappresentato da:

  • l’ambiente sociale, politico, normativo, finanziario, economico in cui un azienda opera;
  • Le relazioni instaurate, la percezione, i valori e le attese delle parti interessate esterne all’organizzazione.

 

mentre il Contesto Interno può essere rappresentato da:

  • Le policy, gli obiettivi e le strategie aziendali;
  • Le risorse disponibili in azienda in termini di ruoli, responsabilità, competenze e consapevolezza.

 

Da questa analisi deriva anche la comprensione dei bisogni e necessità delle parti interessate rilevanti ai fini del sistema di gestione, intese come quelle entità che aggiungono valore all’organizzazione, oppure che hanno un qualche interesse nei suoi confronti o, ancora, che vengono direttamente coinvolti dalle attività dell’organizzazione. Esempi di parti interessate possono essere clienti, fornitori, dipendenti, utilizzatori finali, azionisti e così via.

 

L’analisi del contesto e della parti interessate nella visione delle nuove norme è il primo passo per stabilire il campo di applicazione del sistema di gestione e quindi la pianificazione dello stesso.

 

4. Leadership

Viene accentuato il ruolo del Top Management come “leader” dell’azienda; da questa convinzione deriva il suo maggior coinvolgimento nell’implementazione del sistema di gestione con maggiore attenzione alla stesura della Politica aziendale che dovrà essere sempre più appropriata al contesto precedentemente individuato e far più riferimento ad obiettivi e strategie aziendali.

 

Viene eliminata la figura del Rappresentante della Direzione, per sottolineare ulteriormente che deve essere il Top Management direttamente ad occuparsi della pianificazione, gestione e monitoraggio del sistema di gestione.

 

5. Risk Based Thinking

Il requisito di effettuare un’analisi dei rischi e delle opportunità in fase di pianificazione del Sistema (Risk Based Thinking) è soprattutto una novità della ISO 9001(§ 6.1) in quanto nella ISO 14001 si parlava già nella vecchia versione di analisi di significatività degli impatti ambientali.

 

Secondo tale requisito l’azienda deve, per ogni singolo processo, considerare tutti i rischi ad esso correlati, intesi sia negativamente (minacce) che positivamente (opportunità) e stabilire quali azioni mettere in atto nel caso si dovessero avverare questi scenari.

 

Dal punto di vista ambientale si dovranno approfondire le azioni di eliminazione e mitigazione dei già citati “impatti significativi” sempre però con un’ottica preventiva e non correttiva, la filosofia del Risk Based Thinking si basa proprio sul fatto che il sistema di gestione se implementato secondo questi criteri funge da “azione preventiva”.

 

6. Life Cycle Perspective

Novità strettamente legata alla ISO 14001 è il concetto di “Prospettiva del Ciclo di Vita”, inteso come la valutazione degli impatti ambientali non solo per quelli prodotti e controllabili dall’azienda stessa, ma anche quelli derivanti da fornitori, clienti e utilizzatori finali per tutte le fasi di utilizzazione del prodotto/servizio fornito dall’azienda per tutta la vita utile dello stesso fino allo smaltimento finale.

 

Quindi si dovrà tenere conto degli impatti del servizio/prodotto fornito anche per quel che riguarda gli aspetti di scelta e acquisto materie prime, progettazione, produzione, trasporto, consegna, smaltimento finale.

 

Queste sono appunto le maggiori novità introdotte dalle versioni 2015 delle ISO 9001 e 14001, schemi che diventeranno obbligatori a partire da settembre 2018; infatti al momento siamo ancora nel cosiddetto periodo di transizione nel quale possono essere emesse certificazioni sia con le vecchie versioni sia con quelle nuove; mentre dall’autunno del 2018 i sistemi di gestione qualità e ambiente potranno essere certificati solo secondo gli schemi del 2015.

 

In conclusione, la revisione di due delle più importanti norme ISO ha prodotto due schemi moderni al passo coi tempi che permettono alle aziende di implementare sistemi di gestione di gestione sempre più utili ed efficaci ed aderenti alla realtà aziendale.

 

 

A cura di Luca Garavaglia – Project Technical Leader – MWH, now part of Stantec

 

 

L’ing. Garavaglia terrà un corso su “LE NUOVE ISO 9001 E 14001 – Applicazioni pratiche e strumenti operativi” organizzato da MWH Academy il prossimo 13 dicembre a Segrate (Milano). Per informazioni ed iscrizioni: https://mwh.startlearning.it/courses/le-nuove-iso-9001-e-14001-applicazioni-pratiche-e-strumenti-operativi-1

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